Von MS Excel nach MS Power BI
Branche:
Gesundheit und Soziales
Mitarbeiter:
Circa 1.200
Seit den 1950er Jahren aktiv
5 Standorte in NRW und Rheinland Pfalz
Ausgangssituation
In den meisten Fachabteilungen mittelständischer Unternehmen haben sich mittlerweile über Jahrzehnte unkontrollierbare, schwer zu administrierende und nur mit viel Aufwand zu erstellende Reporting-Anwendungen, unter anderem in MS-Excel, ausgebreitet. Kein Wunder, denn sehr lange Zeit gab es keine geeigneten Werkzeuge und auch keine übergreifende Daten- bzw. Informationsstrategie.
Selbst heute werden noch moderne und komplexe Business Intelligence Lösungen ohne Abstimmung mit dem Controlling in den Fachabteilungen installiert und aufwändig mit eigener Infrastruktur administriert. Gibt es heute keine Alternativen bzw. bessere Lösung?
Lesen Sie weiter und folgen Sie unserem Beispiel aus der Praxis.
Der Kunde
Unser Referenzkunde ist ein in Deutschland ansässiges Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitswesen, das dabei unterstützt, täglich etwa 15.000 Menschen in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland mit teils lebenswichtigen Präparaten zu versorgen. Auch in Katastrophensituationen steht unser Kunde als medizinischer Dienstleister mit seinem Expertenrat dem ärztlichen Personal zur Seite und stellt sich den damit verbundenen logistischen Herausforderungen.
Zur Steuerung und Sicherung des Unternehmenserfolges sowie der Unterstützung im operativen Tagesgeschäft wurde ein MS-Excel basiertes Berichtswesen über Jahre schrittweise entwickelt, dass aufgrund des stets wachsenden Informationsbedarfs der operativen Führungskräfte häufig an seine Grenzen stößt.
Durch die nur schwer in den Griff zu bekommende Rohdatenqualität (benötigt werden Daten aus unterschiedlichsten Vorsystemen) ist auch die Handhabung des Reporting-Systems immer aufwändiger, komplexer und vor allem fehleranfälliger geworden. Zum Beispiel wurden in Berichten mehrere Fachabteilungen Fehler entdeckt, die sich bis zum Managementbericht fortgepflanzt und bemerkbar gemacht haben.
Doch wie sollte man nun vorgehen?
Das gesamte Excel-basierte Berichtssystem, so war man sich im Management einig, müsste erneuert und die Datenbasis neu strukturiert werden.
Die Lösung
Grundsätzlich ist der Einsatz von MS Power BI für jedes Unternehmen sinnvoll, das Bedarf an Datenauswertungen und Business Intelligence hat.
Durch seinen cloudbasierten und Self-Service orientierten Einsatz ist das Werkzeug auch für Unternehmen geeignet, die den kostengünstigen Einstieg in Business Intelligence suchen.
Durch die integrierte Business Intelligence Plattform werden Daten kinderleicht eingebunden, Datenstrukturen modelliert und Informationen visualisiert. Echtzeitanalysen und interaktive Berichte werden ohne Expertenwissen und Programmierkenntnisse durchgeführt. Die mit Power BI erstellten Berichte können auf verschiedensten Endgeräten veröffentlicht werden; Power BI Apps kommen auf Tablet und Smartphone zum Einsatz.
Power BI besteht aus 3 Komponenten. Power BI Dektop (Windows Desktop Anwendung), Power BI Mobile (Apps) und den Power BI Services (u.a. Dasboards).
Für Kunden, die ihre eigene Infrastruktur betreiben wollen, kommt der Power BI Berichtsserver (on-premises) in Frage.
Die Daten können lokal aus Excel oder von cloudbasierten Datenquellen abgerufen werden und anschließend bei Bedarf in Sharepoint oder Teams verfügbar gemacht werden. Sollten die Daten weder lokal noch in der Cloud sein hilft ein Gateway, dass eine Verbindung zwischen Power BI und den On-Premises-Datenquellen herstellt.
Das Projekt mit CIC
Vor dem Start des Projektes wurde ein BI-Readyness-Check durchgeführt, der mit der Sicht aus verschieden Perspektiven (fachliche Anforderungen, Organisation, Prozesse, IT Unterstützung) erhebliche Probleme in der Datenbeschaffung aufgedeckt hat. Durch eine Verbesserung der Datenstrukturen und der Optimierung der Datenbeschaffung wurde der Aufwand für das ursprüngliche Einführungsprojekt von Power BI deutlich reduziert.
Heute ist an Stelle von Excel eine moderne und cloudbasierte Cockpit-Lösung mit Power BI im Einsatz, die mit ihrem Self-Service Ansatz, zukunftsfähig und vor allem nachhaltig ist.