Welche Vorteile hat Business Intelligence (BI) für das Controlling in KMU?

Business Intelligence (BI) stellt dem Management und dem Controlling leistungsstarke Informationstechnologien zur Verfügung, die entscheidend für die Steuerungs- und Entscheidungsprozesse im Unternehmen sind. Ein wesentlicher Bestandteil eines BI-Systems ist das Data Warehouse, das als zentrale Sammelstelle für geschäftsrelevante Daten dient. Hier werden Daten nicht nur gesammelt, sondern auch aufbereitet und anschließend mithilfe von Dashboard- oder Cockpit-Lösungen visualisiert, um eine intelligente Nutzung zu ermöglichen.

Das Ziel eines BI-Systems ist es, die Entscheidungsfindung von Management und Führungskräften durch eine verbesserte Wissensvermittlung zu unterstützen. Für klassische Controlling-Aufgaben wie Planung, Analyse, Kontrolle und Koordination bietet ein BI-System zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine umfassende und effiziente Datenanalyse, fördert fundierte Entscheidungen und erhöht die Transparenz im Unternehmen. Durch die Nutzung von BI-Technologien können strategische Ziele effektiver verfolgt und die Unternehmensperformance nachhaltig gesteigert werden.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) wird Business Intelligence (BI) oft noch zögerlich eingesetzt. Viele Firmen verlassen sich stattdessen auf traditionelle Software-Werkzeuge wie Microsoft Excel und die Planungs- und Report-Generatoren aus den operativen Systemen der Fachbereiche, wie Warenwirtschaft und Rechnungswesen.

Die Gründe dafür, dass KMUs die digitale Transformation im Controlling nicht stärker vorantreiben, sind vielfältig. Oft fehlt es an notwendigem Know-how oder der Bereitschaft zu Investitionen. Auch die Scheu, ein etabliertes und funktionierendes Berichtswesen weiterzuentwickeln, spielt eine Rolle.

Diese Zurückhaltung kann jedoch langfristig nachteilig sein. Intelligent eingesetzte BI-Software bietet erhebliche Vorteile für die Unternehmenssteuerung. Sie ermöglicht eine effizientere Analyse von Daten, unterstützt fundierte Entscheidungen und erhöht die Transparenz im Unternehmen. Dies stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und trägt langfristig zum Erfolg des Unternehmens bei. Daher sollten KMUs die Potenziale von BI-Software nicht unterschätzen und den Schritt zur Modernisierung ihres Controllings erwägen.

Der verborgene Datenschatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) liegt oft verstreut in den zahlreichen Anwendungen, Datenbanken und Quellen der einzelnen Fachbereiche – von Warenwirtschaftssystemen bis hin zu den Abrechnungssystemen der Personal- und Finanzbuchhaltung. Was hier jedoch fehlt, ist eine effektive Integration aller Geschäftsdaten in einem zentralen Business-Intelligence-System.

Um die geschäftsrelevanten Daten für Reports und Analysen im Mittelstand nutzbar zu machen, muss das Controlling zunächst die richtigen Daten aus einem Sammelsurium an IT-Anwendungen herausfiltern. Oftmals sind die Mitarbeiter tagelang damit beschäftigt, Daten aus Vorsystemen zu sammeln und Berichte manuell und mit einfachen Werkzeugen zu erstellen, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch die Zeit für wichtigere Aufgaben wie die analytische Aufbereitung der Daten und die Identifizierung von Handlungsfeldern und Maßnahmen für das Management verbraucht.

Diese manuelle Art des Controllings ist zudem hochgradig fehleranfällig. Kleine Fehler wie Zahlendreher und Eingabefehler können schnell passieren und haben gravierende Auswirkungen auf die Qualität der Informationen, die das Management und andere Entscheidungsträger erhalten.

Hinzu kommt, dass die Fachbereiche in ihren Systemen häufig mit verschiedenen Datenbeständen arbeiten, die unterschiedlich aktuell sind. Dies erschwert die Nachvollziehbarkeit und Vergleichbarkeit der Daten, was dazu führen kann, dass das Management das Vertrauen in die gelieferten Reports verliert. Diese Reports sollen eigentlich als zuverlässige Grundlage für geschäftskritische Entscheidungen dienen.

Eine Lösung dieses Problems wäre die Einführung eines integrierten Business-Intelligence-Systems, das eine zentrale, konsistente und stets aktuelle Datenbasis schafft, um so die Informationsqualität zu verbessern und das Vertrauen des Managements in die Daten und daraus resultierenden Entscheidungen zu stärken.

BI-Tools können die typischen Schwachstellen im Controlling effektiv beseitigen. Ein zentraler Bestandteil eines jeden Business-Intelligence-Systems ist das Data Warehouse, eine von den operativen Vorsystemen getrennte Datenbank, die Daten aus allen Quellen im Unternehmen sammelt. Dies führt zur Bildung eines "Single Point of Truth", eines zentralen Punktes zuverlässiger und qualitätsgesicherter Daten, denen das Management und die Führungskräfte vertrauen können.

Aus diesem zentralisierten Datenpool können Mitarbeiter*innen innerhalb weniger Klicks und nahezu in Echtzeit konsistente und qualitätsgesicherte Informationen für Auswertungen, Berichte und Geschäftsentscheidungen abrufen und analysieren. Zudem bietet ein Data Warehouse die Flexibilität, auch Planungslösungen zu integrieren und bei Bedarf um weitere Funktionen zu erweitern.

Die Controlling-Teams gewinnen so wesentlich mehr Zeit für ihre Kernaufgaben, wie die sorgfältige Vorbereitung von Geschäftsprozessentscheidungen. Darüber hinaus können in späteren Ausbaustufen weitere BI-Methoden implementiert werden, darunter die Nutzung von Big Data, Business Analytics und Predictive Forecasting.

Der Einsatz von BI-Tools steigert die Effizienz im Controlling signifikant. Fehleranfällige manuelle Prozesse werden minimiert, und die Qualität der bereitgestellten Informationen wird deutlich verbessert. Dies ermöglicht es dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Vertrauen in die gelieferten Daten zu stärken. Zudem können sich die Controlling-Teams auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren und so die Unternehmensperformance nachhaltig verbessern.

Das funktionale Herzstück von BI-Tools für das Controlling ist oft ein intuitiv bedienbares Controlling-Cockpit, das verschiedene Informationsbereiche und Analysepfade umfasst – beispielsweise für das Top-Management, verschiedene Sparten oder Funktionsbereiche. Nutzer*innen haben hier Zugriff auf alle relevanten (und freigegebenen) Geschäftsdaten, die sie für ihr spezifisches Geschäftsfeld oder Fachgebiet benötigen.

Auf den höheren Entscheidungsebenen konzentrieren sich Führungskräfte meist auf übergeordnete Fragen und Perspektiven. Schwachstellen, die das „große Ganze“ beeinträchtigen könnten, werden in Analysen gemäß eines Top-Down-Ansatzes schrittweise aufgedeckt, wobei sich das Management stufenweise an den gewünschten Informationsdetailgrad herantastet.

Dieses Vorgehen wird innerhalb eines BI-Tools durch verschiedene Navigationsmöglichkeiten unterstützt. Für jede Entscheidungsebene können übersichtliche Dashboards mit angepassten Kennzahlen und Berichten erstellt werden, die speziell auf die Bedürfnisse der Führungskräfte zugeschnitten sind. Startcockpits mit Datenvisualisierungen sind dabei ein zentraler Orientierungspunkt. Nutzer*innen können sich mit wenigen Klicks einen transparenten Überblick über die aktuelle Geschäftslage verschaffen.

Ein gut gestaltetes Controlling-Cockpit bietet folgende Vorteile:

• Intuitive Bedienbarkeit: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht auch Nicht-Controllern die effektive Nutzung der Tools.
• Zugriff auf relevante Daten: Nutzer*innen erhalten genau die Informationen, die sie für ihre spezifischen Aufgaben und Entscheidungen benötigen.
• Top-Down-Analyse: Führungskräfte können Schwachstellen systematisch identifizieren und detailliert analysieren.
• Übersichtliche Dashboards: Diese bieten maßgeschneiderte Kennzahlen und Berichte für jede Entscheidungsebene.
• Schnelle Orientierung: Startcockpits mit Datenvisualisierungen bieten eine schnelle und klare Übersicht über die aktuelle Geschäftslage.

Durch diese Funktionalitäten tragen BI-Tools dazu bei, die Entscheidungsprozesse im Unternehmen zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Transparenz zu erhöhen. Dies führt zu einer besseren Unternehmenssteuerung und einem nachhaltigeren Erfolg.

Die BI-Frontend-Tools sind entscheidend für die geeignete Visualisierung von Informationen, da sie eine flexible Darstellung ermöglichen, die auf die Bedürfnisse der Entscheiderinnen zugeschnitten ist. Im Gegensatz zu unflexiblen Standard-Reporting-Methoden können Anwenderinnen in BI-Tools die Informationen ohne große Mühe so aufbereiten, dass sie vom Empfänger optimal verstanden werden. Dies bildet die Grundlage für ein analytisches und interaktives Berichtswesen und ermöglicht es, in Meetings direkt mit den Dashboards zu arbeiten.

Mehrdimensionale Funktionen wie Filter, der Wechsel des aktuellen Bezugsobjekts oder der Detailaufriss der Daten erleichtern es, mit einem Klick spezifische Daten zu bestimmten Regionen oder Geschäftsbereichen aufzurufen, die gerade in der Diskussion relevant sind. Interaktive Berichtselemente erlauben es Führungskräften, schnell zwischen verschiedenen Informationsarten zu wechseln, beispielsweise unterschiedliche Währungen, Szenarien sowie Ansichten von Einzelmonaten oder kumulierten Daten, und so Entwicklungen effizient nachzuvollziehen.

Darstellungen wie lineare Regressionsgeraden zur Visualisierung von Trends sind bei vielen BI-Tool-Anbietern mittlerweile Standard und können per Klick ohne zusätzliche Programmierung angezeigt werden. Diese Funktionen sind für die Analyse und Entscheidungsfindung von großem Wert und unterstützen eine tiefergehende und datengestützte Unternehmenssteuerung.

Die Darstellungsmöglichkeiten von BI-Tools sind besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) nicht zu unterschätzen. Oft leiden Berichte in KMUs unter fehlender Einheitlichkeit und unpassenden Visualisierungen, wie zum Beispiel überladenen Kreisdiagrammen. Dies kann es Führungskräften erschweren, sich in die präsentierten Zahlen und Themen einzudenken.

Im Gegensatz dazu bieten BI-Tools eine einheitliche und nachvollziehbare Visualisierung der Daten. Wenn sie richtig konfiguriert sind, orientieren sich diese Tools an anerkannten Visualisierungsregeln, wie den „International Business Communication Standards®“. Diese Standards zielen auf die Gestaltung verständlicher Berichte und Präsentationen ab und umfassen Aspekte der inhaltlichen Konzeption, der visuellen Wahrnehmung und der semantischen Vereinheitlichung.

Durch die klare und standardisierte Darstellung der Informationen in BI-Tools können Verbesserungspotenziale wesentlich leichter erkannt werden, was wiederum die Handlungsschnelligkeit und Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens steigert. Dies ist ein entscheidender Vorteil, der die Leistungsfähigkeit von KMUs in einem wettbewerbsintensiven Umfeld signifikant verbessern kann.

Optimierung von Datenmanagement in KMUs durch Business Intelligence Tools

In vielen Unternehmen birgt das herkömmliche Datenmanagement aufgrund des hohen Anteils an manueller Arbeit und zahlreichen Schnittstellen erhebliche Risiken in Bezug auf Datensicherheit, -qualität und -konsistenz. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) können diese Risiken jedoch effektiv mit Business Intelligence-Tools minimieren. Diese Tools sind darauf ausgelegt, die Datenverwaltung systematisch und nach der Erstkonfiguration weitestgehend automatisiert zu handhaben. Die automatisierte Datenbewirtschaftung sowie eine effiziente Datenhaltung und -dokumentation spielen hierbei eine zentrale Rolle.

Kostensenkung und Qualitätssteigerung durch Business Intelligence

Die Implementierung von BI-Tools kann die Kosten für den Aufbau und die Pflege der Informationsversorgung in Unternehmen deutlich reduzieren und gleichzeitig die Qualität dieser Systeme verbessern. Der systematische Ansatz der Business Intelligence ermöglicht zudem eine planbare Skalierbarkeit der Datenprozesse, selbst bei konstanten Personalressourcen.

ETL-Prozess: Herzstück der Datenintegration

Um große Datenmengen aus verschiedenen Quellsystemen in einem zentralen Data Warehouse zu integrieren, ist ein effizienter ETL-Prozess (Extrahieren, Transformieren, Laden) unerlässlich. Dieser Prozess hilft Fehler in den Vorsystemen zuverlässig zu identifizieren und zu korrigieren. Beispielsweise kann eine fehlerhafte oder fehlende Dateneingabe im Warenwirtschaftssystem durch Datenqualitätsberichte aufgedeckt und mit Hilfe von standardisierten Korrekturverfahren behoben werden. Dadurch lassen sich unvollständige oder fehlerhafte Dateneingaben schnell erkennen und korrigieren.

Unternehmen stehen oft vor Herausforderungen bezüglich Datensicherheit und -qualität, insbesondere wenn sie multiple, heterogene Systeme verwalten müssen. Mit einem zentralen BI-Tool lassen sich solche Probleme effektiv lösen. Statt verschiedene Systeme individuell vor Datenverlust und Manipulation zu schützen, können Unternehmen ihren Fokus auf einen Hauptdatenbestand legen, der durch moderne Sicherungstechnologien umfassend vor unberechtigten Zugriffen geschützt ist.

Darüber hinaus ermöglicht das Berechtigungskonzept von BI-Tools eine präzise Steuerung des Datenzugriffs. Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleitungen sowie Mitarbeiter*innen erhalten im BI-Cockpit nur Zugang zu den Analysen, die für ihre spezifischen Aufgaben relevant sind. Dies gewährleistet nicht nur die Sicherheit der Daten, sondern fördert auch die Effizienz und Zielgerichtetheit des Informationsaustauschs im Unternehmen. Ein maßgeschneidertes, intuitiv bedienbares Berichtswesen wird so zur Realität, wodurch Unternehmen schneller und fundierter entscheiden können.

Gutes Management ist gekennzeichnet durch das effiziente Treffen fundierter Entscheidungen. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können die dafür notwendige Transparenz schnell und ressourcenschonend durch den Einsatz eines Business Intelligence-Systems steigern.

Durch die Konsolidierung von Informationen in einem zentralen Data Warehouse erleichtern KMUs das Tagesgeschäft von Führungskräften und Controlling-Teams. Ein speziell angepasstes Führungsinformationssystem, auch als Informations-Cockpit bekannt, bietet Zugang zu allen wesentlichen Kennzahlen, die für den Management-Regelkreis aus Zielsetzung, Planung, Durchführung und Analyse erforderlich sind. Diese Kennzahlen sind konzentriert, interaktiv nutzbar und visuell ansprechend präsentiert.

Business Intelligence-Systeme ermöglichen es KMUs, die Qualität ihrer Analysen und damit ihrer Entscheidungen zu verbessern. Diese Systeme steigern die Reaktionsfähigkeit gegenüber traditionellen Vorgehensweisen, ohne dass umfangreiche IT-Projekte oder eine grundlegende Transformation der ERP- und Datenlandschaft erforderlich sind. Auch wenn keine Lösung exakt auf alle Bedürfnisse zugeschnitten ist, haben sich parametrisierbare und teilweise vorkonfigurierte Software-Lösungen bewährt. Diese können in wenigen Wochen an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst und in dessen Systemlandschaft integriert werden. Ein Beispiel hierfür ist das CIC-Controlling-Cockpit®.

Entscheidungsträger, die Business Intelligence-Lösungen im Controlling einsetzen möchten, stehen vor der Herausforderung, dieses Vorhaben gründlich zu planen. Eine nachhaltige Implementierung von BI-Tools setzt voraus, dass zunächst ein betriebswirtschaftlich sinnvolles Konzept entwickelt wird, das sowohl zur Unternehmensstrategie als auch zu den Geschäftsprozessen passt. Letztendlich kann ein Reporting nur so effektiv sein, wie es zur Unterstützung entscheidender unternehmerischer Entscheidungen beiträgt.

Zu den wichtigsten Parametern bei der Implementierung gehören:

• Inhalte: Definition der Kennzahlen und Analysen, die für die Entscheidungsprozesse im Unternehmen benötigt werden.
• Organisation: Anpassung der Unternehmensstruktur, um durch die BI-gestützten Informationen optimal unterstützt zu werden.
• Prozesse: Identifikation der Geschäftsprozesse, die durch das BI-System verbessert werden sollen.
• IT: Auswahl einer BI-Lösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert.

Auf der Grundlage des entwickelten Controlling-Konzepts muss eine IT-Konzeption erstellt werden, die gewährleistet, dass Mitarbeitende entscheidungsrelevante Informationen sowohl auf der Transaktions- als auch auf der Dispositionsebene zur Verfügung haben. Neben den betriebswirtschaftlichen und technologischen Komponenten erfordert die Implementierung von Business Intelligence eine sorgfältige Projektierung und Dokumentation. Es empfiehlt sich, aus einer übergeordneten Vogelperspektive zu planen und die Implementierung dort zu beginnen, wo die Vorteile von Business Intelligence schnellstmöglich realisiert werden können. Dieses Fundament können Unternehmen dann schrittweise ausbauen und weiterentwickeln.