Welche Vorteile hat Business Intelligence (BI) für das Controlling in KMU?

Mit Hilfe von Business Intelligence (BI) werden dem Management und Controlling für die Steuerungs- und Entscheidungsprozesse im Unternehmen leistungsfähige Informationstechnologien zur Verfügung gestellt. Hierzu zählen vor allem ein Data Warehouse mit einem Frontend für Planung und Analyse. Im Data Warehouse werden geschäftsrelevante Daten des Unternehmens gesammelt, aufbereitet und mit passenden Dashboard- bzw. Cockpit-Lösungen für eine intelligente Nutzung visualisiert. Im Kern geht es also darum, Entscheidungen von Management und Führungskräften durch eine erhöhte Wissensvermittlung zu verbessern. Hieraus folgend bietet ein BI-System gerade für klassische Controlling-Aufgaben wie Planung, Analyse, Kontrolle und Koordination zahlreiche Vorteile.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) kommt Business Intelligence Stand heute seltener zum Einsatz. Statt BI-Lösungen nutzen viele Firmen für Planung und Reporting nach wie vor Software-Werkzeuge wie Microsoft Excel sowie die Planungs- und Report-Generatoren aus den operativen Systemen der Fachbereiche (Warenwirtschaft, Rechnungswesen und andere Business-Software).

Dass diese Unternehmen die digitale Transformation im Controlling noch nicht weiter vorangetrieben haben, hat unterschiedliche Gründe, beispielsweise fehlendes Know-how oder mangelnde Investitionsbereitschaft. Zu beobachten ist aber auch eine gewisse Scheu davor, ein gewachsenes, funktionierendes Berichtswesen weiterzuentwickeln.

Diese Zurückhaltung ist kontraproduktiv. Intelligent eingesetzt, leistet Business-Intelligence-Software einen wertvollen Beitrag zur Unternehmenssteuerung.

Der Datenschatz, der auch in KMU zu heben ist, befindet sich größtenteils in den zahlreichen Anwendungen, Datenbanken und Quellen der einzelnen Fachbereiche – vom Warenwirtschaftssystem bis hin zu den Abrechnungssystemen der Personal- und Finanzbuchhaltung. Was fehlt, ist eine Integration aller Geschäftsdaten in einem zentralen Business-Intelligence-System.

Um geschäftsrelevante Daten für Reports und Analysen im Mittelstand nutzbar zu machen, muss das Controlling daher zunächst aus einem Sammelsurium an IT-Anwendungen die richtigen Daten herausfiltern. Oft sind die Mitarbeiter*innen tagelang nur damit beschäftigt, Daten aus Vorsystemen zu sammeln und Berichte zu bestimmten Terminen mit einfachen Werkzeugen manuell anzufertigen. Diese Zeit fehlt ihnen für wichtigere Aufgaben, nicht zuletzt die analytische Aufbereitung der Daten sowie die Identifizierung von Handlungsfeldern und Maßnahmen für das Management.

Zugleich ist diese Art des Controllings aufgrund des hohen manuellen Anteils fehleranfällig. Zahlendreher und Eingabefehler geschehen unter diesen Umständen schnell und wirken sich gravierend auf die Qualität der Informationen aus, die Führungskräfte aus dem Management und weiteren Entscheidungsebenen erhalten.

Darüber hinaus arbeiten die Fachbereiche in ihren Systemen häufig mit verschiedenen Datenbeständen in unterschiedlicher Aktualität. Dadurch ist schwer nachvollziehbar, inwiefern Zahlen überhaupt nutzbar und vergleichbar sind. Dementsprechend verliert das Management nicht selten das Vertrauen in die gelieferten Reports, die eigentlich als Grundlage für geschäftskritische Entscheidungen dienen sollen.

BI-Tools können diese typischen Schwachstellen im Controlling beseitigen. Zentraler Grundbestandteil eines Business-Intelligence-Systems ist ein Data Warehouse; eine von den Vorsystemen separierte Datenbank, in der Daten aus allen Quellsystemen im Unternehmen zusammenfließen. Durch das Data Warehouse entsteht ein Single Point of Truth mit verlässlichen, qualitätsgesicherten Daten, denen Management und Führungskräfte vertrauen können.

Aus dieser zentralen Datenhaltung können Mitarbeiter*innen konsistente, qualitätsgesicherte Informationen innerhalb weniger Klicks quasi in Echtzeit für Auswertungen, Berichte und Geschäftsentscheidungen abrufen und analysieren. In der Praxis können auch Planungslösungen in einem Data Warehouse realisiert werden, da es hierzu flexibel erweitert werden kann.

Controlling-Teams erhalten somit wesentlich mehr Zeit für ihre Kernaufgabe, die sorgfältige Vorbereitung von Geschäftsprozessentscheidungen. In Ausbaustufen lassen sich weitere BI-Methoden wie die Big-Data-Nutzung mit Business-Analytics und Predictive Forecasting erweitern.

Funktionales Herzstück von BI-Tools für das Controlling ist ein intuitiv bedienbares Controlling-Cockpit mit unterschiedlichen Informationsbereichen und Analysepfaden (z. B. Top-Management, Sparten oder Funktionsbereiche). Hier haben Nutzer*innen Zugriff auf alle relevanten (und freigegebenen) Geschäftsdaten, die sie für ihr Geschäftsfeld oder Fachgebiet benötigen.

Auf den höheren Entscheidungsebenen stehen bei Führungskräften zumeist übergeordnete Fragen und Perspektiven im Fokus. Schwachstellen, die dieses „große Ganze“ gefährden, werden in Analysen gemäß eines Top-Down-Ansatzes stufenweise aufgedeckt, wobei das Management sich schrittweise in Richtung des gewünschten Informationsdetailgrads herantastet.

Dieses Vorgehen lässt sich innerhalb eines BI-Tools sehr gut mit Hilfe verschiedener Navigationsmöglichkeiten unterstützen. So können für jede Entscheidungsebene übersichtliche Dashboards mit Kennzahlen und Berichten aufbereitet werden, die auf die Anforderungen der Führungskräfte zugeschnitten sind. Startcockpits mit Datenvisualisierungen sind hierbei wichtig für die Orientierung. User*innen können sich mit Hilfe weniger Klicks einen transparenten Überblick zur aktuellen Geschäftslage verschaffen. 

Die BI-Frontend-Tools helfen zudem bei der geeigneten Visualisierung von Informationen. Anders als beim unflexiblen Standard-Reporting können Anwender*innen die Informationen im BI-Tool ohne große Mühe so darstellen, wie sie vom Empfänger (dem oder der Entscheider*in) bestmöglich verstanden werden. Dies ist die Basis für ein analytisches, interaktives Berichtswesen und ermöglicht es, innerhalb eines Meetings in den Dashboards zu arbeiten.

Mehrdimensionale Funktionen wie Filter, Wechsel des aktuellen Bezugsobjekts oder Detailaufriss der Daten erlauben es beispielsweise, mit einem Klick Daten zu bestimmten Regionen oder Geschäftsbereichen aufzurufen, die im Rahmen einer Diskussion gerade im Detail relevant sind. Mithilfe interaktiver Berichtselemente können Führungskräfte in BI-Lösungen schnell zwischen verschiedenen Informationsarten wie unterschiedlichen Währungen, Szenarien sowie einer Einzelmonats- oder kumulierten Ansicht umschalten und Entwicklungen nachvollziehen.

Darstellungen über den Ausgangsdaten, z. B. lineare Regressionsgeraden zur Visualisierung von Trends, gehören heute bei vielen Tool-Anbietern zum Standard, so dass diese dem entsprechenden Klick (d. h. ohne Zusatzprogrammierung) angezeigt werden können. Für Analyse und Entscheidungsfindung sind diese Funktionen von großem Wert.

Nicht zu unterschätzen sind auch die Darstellungsmöglichkeiten von BI-Tools. Gerade in KMU kranken Berichte oft an fehlender Einheitlichkeit und unpassenden Darstellungen (z. B. Kreisdiagramme mit zu vielen Objekten). Das erschwert es Führungskräften, sich in Zahlen und Themen hineinzudenken.

BI-Tools visualisieren Daten hingegen einheitlich und nachvollziehbar. Richtig aufgesetzt orientieren sie sich an anerkannten Visualisierungsregeln wie den „International Business Communication Standards®“, welche auf die Gestaltung verständlicher Berichte und Präsentationen (inhaltliche Konzeption, visuelle Wahrnehmung, semantische Vereinheitlichung) abzielen. Verbesserungspotentiale sind dadurch wesentlich leichter erkennbar, was wiederum die Handlungsschnelligkeit des Unternehmens steigert.

In vielen Unternehmen bergen die herkömmlichen Prozesse für die Datenerfassung und -bewirtschaftung aufgrund des hohen Anteils an manueller Arbeit und Schnittstellen Risiken hinsichtlich Datensicherheit, -qualität und -konsistenz. Diese Risiken können kleine und mittelständische Unternehmen mit BI-Tools minimieren, denn diese sind darauf ausgerichtet, eine Datenhaltung systematisch und – nach erstmaligem Aufsetzen – weitestgehend ohne manuelle Schritte zu integrieren. Dafür sorgen u. a. eine automatisierte Datenbewirtschaftung sowie eine effiziente Datenhaltung und Dokumentation.

Business Intelligence reduziert die Kosten für Aufbau und Pflege der unternehmerischen Informationsversorgung und erhöht gleichzeitig deren Qualität. Andererseits macht der systematische Ansatz die Weiterentwicklung, insbesondere die Skalierbarkeit, auch bei konstanten Personalressourcen erst planbar möglich.

Um große Datenmengen aus verschiedenen Quellsystemen in ein Data Warehouse zu integrieren, ist ein sogenannter ETL-Prozess (Extrahieren, Transformieren, Laden) für die Datenbewirtschaftung notwendig. Fehler in den Vorsystemen werden im Zuge dessen zuverlässig identifiziert. Wird beispielsweise bei der Datenerfassung im Warenwirtschaftssystem ein Attribut nicht oder nicht richtig gepflegt, kann dies über Datenqualitätsberichte signalisiert und mit Hilfe von Standardvorgaben bereinigt werden. Hierdurch können u.a. unvollständige oder fehlerhafte Dateneingaben im Vorsystem schnell gefunden und abgestellt werden.

Darüber hinaus können Unternehmen mit einem BI-Tool Probleme in puncto Datensicherheit und -qualität lösen. Statt mehrere heterogene Systeme einzeln vor Datenverlust und Manipulation zu schützen, können sie sich auf einen Hauptbestand konzentrieren, der dank moderner Sicherungstechnologien vor unberechtigten Zugriffen geschützt ist.

Zugleich ist mithilfe von Berechtigungskonzepten sichergestellt, dass die Anwendergruppen (Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleitung, Mitarbeiter*innen etc.) im Cockpit jeweils nur auf für sie relevante Analysen zugreifen dürfen. Ein auf jeden Informationsadressaten zugeschnittenes, intuitiv bedienbares Berichtswesen wird Realität.

Gutes Management zeichnet sich durch das effiziente Treffen guter Entscheidungen aus. Die hierzu unabdingbare Transparenz bezüglich der möglichen Entscheidungsalternativen können KMU mit einem BI-System schnell und ressourcenschonend erhöhen.

Indem sie Informationen in ihrem Data Warehouse an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen, erleichtern sie das Tagesgeschäft von Führungskräften auf allen Entscheidungsebenen im Unternehmen, aber auch des Controlling-Teams. Die Führungskräfte finden in einem auf ihre Analysewege zugeschnittenen Informations-Cockpit (Führungsinformationssystem) alle wesentlichen Kennzahlen, die sie für den Management-Regelkreis aus Zielsetzung, Planung, Durchführung und Analyse brauchen – konzentriert, interaktiv nutzbar und visuell ansprechend präsentiert. Gleichzeitig werden Datenbewirtschaftung und Informationssicherheit durch den BI-Tool-Einsatz signifikant verbessert.

Mithilfe von Business-Intelligence-Systemen können KMU die Qualität ihrer Analysen (und damit ihrer Entscheidungen) generell und  in den Fachbereichen steigern und ihre Reaktionsfähigkeit im Vergleich zu traditionellen Vorgehensweisen erhöhen. IT-Mammutprojekte inklusive einer grundlegenden Transformation der ERP- und Datenlandschaft sind dafür nicht erforderlich. Allerdings bietet es sich bei Überlegungen zu einem Vorsystemwechsel an, für die Unternehmenssteuerung relevante Rohdaten im Rahmen der Geschäftsprozesse abzubilden, denn nachträgliche Erweiterungen führen typischerweise zu erhöhten Aufwänden. Zwar existiert aufgrund der Verschiedenheit unternehmensindividueller Anforderungen kein BI-Tool, das exakt auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten ist. Bewährt haben sich jedoch parametrisierbare und teils vorkonfigurierte Software-Lösungen, die Unternehmen innerhalb weniger Wochen auf ihre Anforderungen ausrichten und in ihre Systemlandschaft integrieren können. Dazu zählt beispielsweise das CIC-Controlling-Cockpit®.

Entscheider*innen, die sich für den Einsatz von BI-Lösungen im Controlling interessieren, sollten dieses Vorhaben gründlich planen. Um Business-Intelligence-Tools nachhaltig im Unternehmen zu implementieren, braucht es zunächst ein betriebswirtschaftlich sinnvolles Konzept, das zur Unternehmensstrategie und den Geschäftsprozessen passt. Schließlich kann jedes Reporting nur so nützlich sein wie dessen Beitrag zur Unterstützung erfolgsbestimmender unternehmerischer Entscheidungen. 

Wichtigste Parameter sind in diesem Zusammenhang Inhalte (Welche Kennzahlen und Analysen werden für die Entscheidungsprozesse im Unternehmen benötigt?), Organisation (Wie kann die Unternehmensstruktur am besten durch die Informationen unterstützt werden?), Prozesse (Welche Prozesse müssen mit dem System unterstützt werden?) und IT (Welche BI-Lösung passt am besten in die IT-Landschaft des Unternehmens?).

Auf Basis des Controlling-Konzeptes muss im nächsten Schritt eine IT-Konzeption entstehen, die sicherstellt, dass Mitarbeiter*innen entscheidungsrelevante Informationen auf Transaktions- und Dispositionsebene zur Verfügung stehen. Neben betriebswirtschaftlichen und technologischen Komponenten erfordert Business Intelligence jedoch auch eine vernünftige Projektierung inklusive sorgfältiger Dokumentation. Ratsam ist, bei der konzeptionellen Arbeit eine Vogelperspektive einzunehmen und die Implementierung dort zu beginnen, wo die Vorteile von Business Intelligence am schnellsten Früchte tragen. Dieses Fundament können Unternehmen dann sukzessive ausbauen.