Die kluge Art der Digitalisierung des Controllings

Der Mittelstand steht häufig vor der Herausforderung, den Schritt in Richtung digitales Controlling zu gehen. Dabei zögern viele Unternehmen, weil sie den Transformationsprozess als zu komplex und ressourcenintensiv einschätzen. In Wahrheit ist jedoch die IT-Unterstützung, die unter dem Begriff Business Intelligence zusammengefasst wird, längst keine revolutionäre Neuerung mehr. Diese Technologie hat sich bereits in vielen großen und mittelständischen Unternehmen etabliert. Zudem ist der Umstellungsprozess weitaus weniger aufwendig als oft angenommen. Dies zeigt sich beispielsweise am CIC-Controlling-Cockpit®, einer integrierten Lösung, die es ermöglicht, die Steuerungsqualität im Unternehmen erheblich zu verbessern.

Dass viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) die digitale Transformation im Controlling bisher noch nicht umgesetzt haben und stattdessen weiterhin überwiegend mit manuell erstellten Excel-Tabellen arbeiten, hat verschiedene Ursachen. Ein häufiger Grund ist der mangelnde Überblick des Managements und der Führungskräfte über die ständig wachsenden IT-Möglichkeiten. Begriffe wie Digitalisierung, Business Intelligence (BI) und Künstliche Intelligenz (KI) wirken oft umfassend und abstrakt, weshalb deren Nutzen für das Controlling zunächst differenziert betrachtet und analysiert werden muss. Zudem spielen Themen wie Datensicherheit und der Aufbau von Fachwissen über digitale Methoden und Werkzeuge eine entscheidende Rolle.

Unternehmen entscheiden sich daher nur dann für digitale Lösungen, wenn sie das erforderliche Know-how in greifbarer Nähe sehen und die nötigen Ressourcen dafür bereitstellen können. Eine weitere wesentliche Bedingung ist, dass die Digitalisierung im Controlling möglichst schnell zu messbaren Verbesserungen führt.

Die Zurückhaltung bei der Digitalisierung im Controlling ist zwar nachvollziehbar, basiert jedoch häufig auf einer falschen Annahme: Viele Unternehmen glauben, dass digitales Controlling eine grundlegende Umstellung der gesamten ERP- und Datenlandschaft erfordert. Dieser Irrglaube hält viele KMU davon ab, den Schritt zu wagen. Dabei können Business-Intelligence-gestützte Controlling-Tools ohne großen Aufwand und risikoarm eingeführt werden. Diese Lösungen ermöglichen es, innerhalb kurzer Zeit Verbesserungen zu erzielen, ohne dass umfassende Systemanpassungen oder langwierige Veränderungsprozesse nötig sind. Ein „Big Bang“-Ansatz ist somit nicht erforderlich.

Ein BI-gestütztes Controlling-System wie das CIC-Controlling-Cockpit® bietet für KMU viele Anreize, sich für eine moderne Unternehmenssteuerung zu entscheiden. Die Implementierung solcher Systeme konzentriert sich auf die notwendigen Komponenten, die direkt messbaren Nutzen für die Anwenderinnen und Anwender bringen. Durch die Automatisierung von Prozessen werden Optimierungspotenziale voll ausgeschöpft, während der Ressourcenaufwand überschaubar bleibt und Fortschritte klar erkennbar sind. Dadurch wird es für KMU attraktiver, den Schritt in die digitale Zukunft zu wagen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Das CIC-Controlling-Cockpit® ermöglicht eine flexible Anpassung an die Struktur einer Organisation, indem es in beliebig viele Bereiche aufgeteilt werden kann. Dies sorgt dafür, dass Informationen geordnet und zielgerichtet die entsprechenden Empfänger aus Management, Controlling oder den Fachabteilungen erreichen. Das bedeutet konkret, dass nicht jeder, der Zugriff auf das System hat, alle Bereiche, Berichte oder KPIs einsehen oder analysieren kann. Nur die spezifisch zugeordneten Bereiche sind für die jeweiligen Nutzer sichtbar. Dieses Rollen- und Rechtekonzept hilft dabei, eine Überflutung mit Informationen zu vermeiden und sorgt dafür, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur die für sie oder ihn relevanten Daten erhält.

Zusätzlich sind alle Berichte und Analysen im CIC-Controlling-Cockpit® in einem einheitlichen Grundlayout gestaltet. Dies fördert ein schnelles und konsistentes Verständnis der dargestellten Daten über verschiedene Berichte und Analysen hinweg.

Das CIC-Controlling-Cockpit® bietet eine Vielzahl von Funktionen und Mehrwerten, die besonders an einem Beispiel eines mittelständischen Unternehmens aus der Fenster- und Türentechnik illustriert werden können. Dieses Unternehmen konnte mithilfe des Cockpits verschiedene strategische Ziele erreichen:

• Transparenzgewinn: Die integrierte Bereitstellung von Informationen in einem zentralen Cockpit führte zu einer erhöhten Transparenz, welche das Tagesgeschäft wesentlich vereinfachte.

• Geringere Lizenzkosten: Durch den zentralisierten Zugriff auf Daten und Informationen über das Cockpit mussten weniger Lizenzen für Vorsysteme beschafft werden, was zu einer erheblichen Kosteneinsparung führte.

• Vereinheitlichung der Systemlandschaft: Das Unternehmen konnte diverse Auswertungs- und Analyse-Systeme durch ein einheitliches, unternehmensweites Tool ersetzen, was die Komplexität der IT-Landschaft reduzierte.

• Besseres Risikomanagement: Risiken wurden minimiert, indem fehleranfällige manuelle Prozesse und nicht dokumentierte Arbeiten beseitigt wurden.

• Effizienteres Onboarding: Der Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde durch die Verwendung eines intuitiven und zentralen Cockpits deutlich reduziert.

• Visualisierung wichtiger Kennzahlen: Das Unternehmen kann nun alle relevanten KPIs für die Unternehmenssteuerung schnell und übersichtlich visualisieren und bei Bedarf detaillierte Analysen durchführen.

• Qualitätsgewinn: Der Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten wurde signifikant reduziert, wodurch das Controlling mehr Ressourcen für die Erstellung von tiefgehenden Analysen und Entscheidungsvorlagen aufwenden kann.

Diese Funktionen und Vorteile des CIC-Controlling-Cockpits haben dem Unternehmen ermöglicht, sein Vertriebs-, Forderungs- und Personal-Controlling effektiv voranzutreiben, indem die steuerungsrelevanten Informationen jeweils in einem spezifischen Cockpitbereich integriert wurden.

Das Vertriebscockpit des Unternehmens bietet einen umfassenden Einblick in verschiedene kunden- und produktbezogene Daten, um eine erhöhte Transparenz zu gewährleisten. Aktuelle Produktgruppenzuordnungen werden sichtbar gemacht und kontinuierlich aktualisiert. Durch die Integration des Kostenträgers aus der Kostenrechnung wurde zudem eine Deckungsbeitragsrechnung implementiert, die es dem Management ermöglicht, Gewinne und Verluste verursachungsgerecht zu analysieren.

Die verbesserte Historisierung des Attributes „Vertreter zum Kunden“ trägt zu einer effektiveren Unterstützung der Vertriebsmitarbeiter bei der Steuerung ihrer Aktivitäten bei. Eine dynamische Zuordnungslogik ermöglicht es, Umsätze zwischen Bestandskunden und Neukunden zu differenzieren, was zu präziseren Erfolgsmessungen und einer besseren Steuerung führt.

Weiterhin hilft das System dabei, Kunden zu identifizieren, die innerhalb festgelegter Zeiträume kein Folgegeschäft tätigen. Dies ermöglicht es dem Vertrieb, den Aufwand für Kundenbindung oder -reaktivierung gezielter zu steuern. Eine dynamische ABC-Analyse unterstützt dieses Vorgehen zusätzlich.

Die geographische Darstellung von aktiven und inaktiven Kunden liefert wertvolle Einsichten, welche für die Analyse und Steuerung von Marktchancen und -risiken, wie neu erschließbare Gebiete oder Informationen über Wettbewerber, genutzt werden können. Durch diese vielschichtigen Funktionen des Vertriebscockpits kann das Unternehmen seine Vertriebsstrategien effektiver gestalten und anpassen.

Das Personalcockpit stellt eine zentrale Informationsquelle für die Geschäftsführung sowie die HR-Abteilung dar und bietet detaillierte Einblicke in die Personalstruktur, die Arbeitszeiten und die Personalkosten des Unternehmens. Mithilfe dieses Tools kann die Unternehmensführung effizient Fragen zur Personalplanung und -verwaltung beantworten, wie:

·         Liegt eine passgenaue Personalstruktur vor?

o   Bestehen Über- oder Unterkapazitäten in einzelnen Dienstarten oder auf bestimmten Kostenstellen?

o   Sind sinnvolle Reserven vorhanden?

o   Werden genügend Nachwuchskräfte gewonnen?

o   Passt die Qualifizierung des Personals?

•  Sind die Personalzeiten gut gesteuert?

o   Werden zu viele Überstunden generiert bzw. wird Personal überlastet?

o   Laufen die Krankheitszeiten aus dem Ruder?

o   Sammelt sich nicht genommener Urlaub an?

o   Wie entwickeln sich die Personalkosten? Ist die Personalvergütung angemessen in Bezug auf die Personalziele?

o   Was sind die durchschnittlichen Vergütungen einer Stellen- bzw. Dienstart?

o   Bestehen Ausreißer (Potenzial für Unzufriedenheit)?

o   Wie stehen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz?

o   Wie haben sich die Personalkosten entwickelt, welche Trends sind erkennbar?

o   Welche Implikationen ergeben sich für die Zukunft – welche Personalkosten müssen in den nächsten Jahren verdient werden (Personalkostenvorschau)? 

Die digitale Transformation des Controllings muss nicht zwingend ein umfangreiches Projekt sein. Mit dem CIC-Controlling-Cockpit® können kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) den digitalen Wandel ressourcenschonend und unter Berücksichtigung ihrer spezifischen Anforderungen gestalten. Dabei ist es möglich, bestimmte fortgeschrittene Funktionen wie Echtzeit-Reporting oder Predictive Analytics auszulassen, falls diese einer Kosten-Nutzen-Analyse nicht standhalten oder die erforderlichen Voraussetzungen noch nicht gegeben sind.

Abhängig von der Art des Unternehmens und dem jeweiligen Geschäftsfeld kann die Gewichtung der verschiedenen Funktionsbereiche variieren. Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich Controlling können wir gemeinsam mit Ihnen die wesentlichen Erfolgstreiber identifizieren und die Entwicklung der einzelnen Reporting-Bereiche schrittweise planen und priorisieren.

Typischerweise beginnt die Implementierung des digitalen Controllings im Bereich des Finanz-Reportings, da Rentabilität und Liquidität für die meisten Unternehmen zentrale Steuerungsziele sind. Welche Bereiche anschließend in den Fokus rücken, hängt vom Geschäftsmodell und der aktuellen Marktsituation ab. In Geschäftsmodellen, die anspruchsvolle Stellenprofile erfordern und in denen eine ungünstige Arbeitsmarktlage herrscht, sind beispielsweise eine niedrige Fluktuationsquote und vorbereitende Maßnahmen zur Steuerung der Mitarbeiterzufriedenheit von Bedeutung. Sind die richtigen Meilensteine erst einmal in einer Roadmap festgelegt, lassen sich diese zentral im CIC-Controlling-Cockpit® darstellen.

Die erfolgreiche Implementierung eines BI-Tools für das Controlling hängt entscheidend von zwei Schlüsselfaktoren ab:

1. Gute Planung: Eine umfassende fachliche, organisatorische Planung sowie die Berücksichtigung der Erwartungshaltung der Berichtsadressaten sind essenziell. Ist das Projekt gut vorbereitet, können bereits wenige Tage nach Projektstart die ersten nutzbaren Berichte erstellt werden. Dies hat einen positiven Einfluss auf die Ressourcen des Unternehmens, da eine schrittweise Automatisierung und Reduzierung von Prüf- und Korrekturaufwand zur Qualitätssicherung eine spürbare Entlastung für das Controlling und die Entscheidungsträger bedeutet.

2. Hohe Datenqualität und -verfügbarkeit: Die Daten, die aus den Vorsystemen in ein Data Warehouse importiert und aufbereitet werden, müssen von hoher Qualität sein und effizient zugänglich gemacht werden. Ist dies nicht der Fall, müssen die notwendigen Daten zunächst gepflegt oder effiziente Zugänge zu diesen geschaffen werden. Hierbei ist es vorteilhaft, wenn umfassendes Know-how zur Datenhaltung in den Vorsystemen verfügbar ist. Idealerweise existieren gut dokumentierte, umfangreiche und anpassungsstabile Schnittstellen, die die Datenqualität bis zu den Schnittstellendaten sichern. Auf dieser Basis kann ein „Single Point of Truth“ etabliert werden – ein konsistenter Datenbestand, der mit Hilfe praxiserprobter Standardverfahren des Data Warehousing effizient und planungssicher gestaltet wird.

Die Digitalisierung bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) große Chancen, ihre Controlling-Prozesse wirtschaftlicher und effizienter zu gestalten. Es ist jedoch wichtig, dass KMU nicht übereilt handeln; nicht jede technologische Neuerung passt zu den spezifischen Anforderungen eines jeden Unternehmens.

Ein sorgfältig überlegter Einsatz von Business-Intelligence-Methoden, Prozessen und Werkzeugen, der auf einem speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Fachkonzept basiert, ist entscheidend. Mit unserer Unterstützung kann die Planung und Implementierung dieser Technologien effizient und zielgerichtet erfolgen. So sichern wir nicht nur die Investition in die Digitalisierung, sondern optimieren auch die Leistungsfähigkeit des Controllings, um den spezifischen Herausforderungen und Zielen des Unternehmens gerecht zu werden.