Die kluge Art der Digitalisierung des Controllings

Unternehmen im Mittelstand scheuen oft davor zurück, den Schritt in Richtung digitales Controlling zu wagen. Dabei ist die IT-Unterstützung rund um den Begriff Business Intelligence nicht revolutionär, sondern mittlerweile als reife Technologie schon in vielen großen und mittelständischen Unternehmen etabliert. Zugleich ist der Transformationsprozess weit weniger aufwendig und ressourcenintensiv als befürchtet. Das wird am Beispiel des CIC-Controlling-Cockpit® deutlich, einer integrierten Lösung, mit der sich die Steuerungsqualität im Unternehmen signifikant verbessern lässt. 

Dass manche KMU die digitale Transformation im Controlling bislang noch nicht begonnen haben und stattdessen vorwiegend mit manuell aufbereiteten Excel-Tabellen arbeiten, hat verschiedene Gründe. Beispielsweise beobachten wir häufig, dass Management und Führungskräften der Überblick über die stetig wachsenden IT-Möglichkeiten fehlt. Digitalisierung, Business Intelligence und Künstliche Intelligenz sind umfassende Begrifflichkeiten, die in Bezug auf ihren Nutzen für das Controlling differenziert und analysiert werden müssen. Zugleich gilt es, zusammenhängende Themen zu berücksichtigen, beispielsweise Sicherheitsaspekte oder den Know-how-Aufbau bezüglich der digitalen Methoden und Werkzeuge.

Digitale Wege schlagen Unternehmen dementsprechend nur dann ein, wenn sie das notwendige Know-how in Reichweite sehen – und die Ressourcen dafür haben bzw. freimachen können. Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Digitalisierung im Controlling möglichst schnell messbare Verbesserungen bewirkt.

Die Zurückhaltung bei der Digitalisierung des Controllings ist in gewisser Hinsicht nachvollziehbar. Sie basiert allerdings auf einer Fehlannahme: Digitales Controlling, so der Irrglaube, erfordere eine grundsätzliche Transformation der ERP- und Datenlandschaft. Diese Annahme ist falsch. Business-Intelligence-(BI)-gestützte Controlling-Tools können KMU beispielsweise ressourcenschonend und risikoarm innerhalb kürzester Zeit einführen – ohne einen „Big Bang“, der monatelange Anpassungen an der bestehenden Systemlandschaft verlangt.

Ein BI-gestütztes Controlling-System wie das CIC-Controlling-Cockpit® bietet KMU vielfältige Anreize, den Schritt in die Zukunft der modernen Unternehmenssteuerung zu wagen. Die Umsetzung erfolgt hierbei ausschließlich mit notwendigen Systemen, die einen Nutzen für Anwenderinnen und Anwender erzielen. So werden alle Optimierungspotenziale durch die Automatisierung ausgeschöpft, mit überschaubarem Ressourcenaufwand und klar erkennbaren Fortschritten. 

Das CIC-Controlling-Cockpit® kann passend zur Organisation in beliebig viele Bereiche aufgeteilt werden. Dies trägt dazu bei, dass Informationen übersichtlich und strukturiert beim richtigen Adressaten aus Management, Controlling oder Fachabteilung ankommen. Das bedeutet: Nicht jeder, der Zugriff auf das System hat, kann auch alle Bereiche, Reports oder KPIs analysieren. Lediglich die zugeordneten Bereiche sind sichtbar. Dieses Rollen- und Rechtekonzept verhindert eine unnötige Informationsflut für die einzelnen Konsumentinnen und Konsumenten des Berichtswesens.

Darüber hinaus sind alle Berichte und Analysen im Grundlayout gleich gestaltet. Dies gewährleistet ein schnelles und einheitliches Verständnis der Daten.

Welche Funktionen und Mehrwerte das CIC-Controlling-Cockpit® bietet, zeigt das Beispiel eines mittelständischen Unternehmens aus der Fenster- und Türentechnik. Es konnte mithilfe des Cockpits folgende Ziele erreichen:

• Transparenzgewinn: Die integrierte Bereitstellung von Informationen in einem Cockpit führte zu mehr Transparenz, die das Tagesgeschäft vereinfacht.
• Geringere Lizenzkosten: Da nicht mehr jede Person für Auswertungen Zugriff auf das entsprechende Vorsystem benötigt, konnten Lizenzkosten eingespart werden.
• Vereinheitlichung der Systemlandschaft: Anstelle vieler unterschiedlicher Auswertungs- und Analyse-Systeme erhielt das Controlling ein einheitliches, unternehmensweites Tool.
• Besseres Risikomanagement: Risiken wurden durch die Beseitigung fehleranfälliger, manueller und nicht dokumentierter Arbeiten minimiert.
• Effizienteres Onboarding: Der Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnte mithilfe des Controlling-Cockpits deutlich reduziert werden.
• Visualisierung wichtiger Kennzahlen: Sämtliche KPIs, die für die Unternehmenssteuerung relevant sind, kann das Unternehmen nun schnell und übersichtlich darstellen. An geeigneten Stellen kann es Details über Analysepfade aufrufen.
• Qualitätsgewinn: Der Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten konnte beträchtlich reduziert werden. Das Controlling kann daher mehr Zeit in wichtige Aufgaben wie die Erstellung von Analysen und Maßnahmenvorschlägen zur Entscheidungsvorbereitung investieren.

Mithilfe des CIC-Controlling-Cockpits konnte das Unternehmen sein Vertriebs-, Forderungs- und Personal-Controlling voranbringen. Für diese Gebiete wurden die steuerungsrelevanten Informationen jeweils in einem Cockpitbereich integriert:

Das Vertriebscockpit des Unternehmens beinhaltet u. a. verschiedene kunden- und produktbezogene Auswertungen, welche für mehr Transparenz sorgen, da stets die aktuellen Produktgruppenzuordnungen gezeigt und dynamisch aktualisiert werden. Durch die neue Anbindung des Kostenträgers aus der Kostenrechnung konnte eine Deckungsbeitragsrechnung etabliert werden, mit der das Management Gewinne und Verluste verursachungsgerecht auswerten kann. Mit Hilfe einer besseren Historisierung des Attributes „Vertreter zum Kunden“ ist eine effektivere Unterstützung der Vertreterinnen und Vertreter in der Vertriebssteuerung möglich. Auf Basis einer dynamischen Zuordnungslogik kann der Umsatz in Bestandskunden- und Neukundengeschäft getrennt werden, was zu einer besseren Erfolgsmessung und -steuerung führt. Mit Hilfe einer systematischen Darstellung von Kunden, welche in definierten Zeiträumen kein Folgegeschäft abschließen, kann der Vertrieb im Zusammenspiel mit der dynamischen ABC-Analyse den Aufwand für die Kundenbindung bzw. -Reaktivierung lenken. Durch die anschauliche geographische Darstellung bestehender oder nicht mehr aktiver Kunden lassen sich beispielsweise Chancen (z. B. neu erschließbare Gebiete) und Risiken (z. B. Informationen über Wettbewerber) besser analysieren und steuern.

Das Personalcockpit versorgt die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Human Resources (HR) Managements mit Informationen (inklusive Personalkennzahlen) zur Personalstruktur, Personalzeiten und Personalkosten. Hier kann das Unternehmen beispielsweise folgende Informationen effizient gewinnen:

·         Liegt eine passgenaue Personalstruktur vor?

o   Bestehen Über- oder Unterkapazitäten in einzelnen Dienstarten oder auf bestimmten Kostenstellen?

o   Sind sinnvolle Reserven vorhanden?

o   Werden genügend Nachwuchskräfte gewonnen?

o   Passt die Qualifizierung des Personals?

•  Sind die Personalzeiten gut gesteuert?

o   Werden zu viele Überstunden generiert bzw. wird Personal überlastet?

o   Laufen die Krankheitszeiten aus dem Ruder?

o   Sammelt sich nicht genommener Urlaub an?

o   Wie entwickeln sich die Personalkosten? Ist die Personalvergütung angemessen in Bezug auf die Personalziele?

o   Was sind die durchschnittlichen Vergütungen einer Stellen- bzw. Dienstart?

o   Bestehen Ausreißer (Potenzial für Unzufriedenheit)?

o   Wie stehen die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz?

o   Wie haben sich die Personalkosten entwickelt, welche Trends sind erkennbar?

o   Welche Implikationen ergeben sich für die Zukunft – welche Personalkosten müssen in den nächsten Jahren verdient werden (Personalkostenvorschau)? 

Die digitale Transformation des Controllings muss kein Großprojekt sein. Mithilfe des CIC-Controlling-Cockpit® können KMU den digitalen Wandel unter Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Anforderungen ressourcenschonend gestalten. Beispielsweise können typische Ausbaustufen wie Echtzeit-Reporting oder Predictive Analytics ausgelassen werden, sofern sie einer Kosten-Nutzen-Analyse nicht standhalten oder die Vorbedingungen noch nicht erfüllt sind.

Je nach Unternehmensart und Geschäftsfeld sind die Funktionsbereiche mit unterschiedlicher Gewichtung zu betrachten. Aufgrund der langjährigen Erfahrung unserer Controlling-Expertinnen und -Experten können wir mit Ihnen die wichtigsten Erfolgstreiber identifizieren sowie die Ausdifferenzierung der einzelnen Reporting-Bereiche in den geeigneten Schritten planen und priorisieren.

Den Anfang macht häufig das Finanz-Reporting, da Rentabilität und Liquidität für die allermeisten Unternehmen zentrale Steuerungsziele darstellen. In welchen Bereichen es weiter geht, hängt vom Geschäftsmodell sowie der aktuellen Marktlage ab. So sind in Geschäftsmodellen mit anspruchsvollen Stellenprofilen bei einer ungünstigen Arbeitsmarktlage einerseits eine niedrige Fluktuationsquote und andererseits (vorgelagert) Informationen für die Steuerung der Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig. Sind die richtigen Meilensteine in Form einer Roadmap gesetzt, können diese zentral im CIC-Controlling-Cockpit® abgebildet werden.

Die erfolgreiche Einführung eines BI-Tools für das Controlling erfordert nach unserer Erfahrung zwei Voraussetzungen:

1. Gute Planung: Ist das Vorhaben fachlich, organisatorisch und unter Einbindung der Erwartungshaltung der Adressatinnen und Adressaten des Berichtswesens gut geplant und vorbereitet, vergehen vom ersten Projekttag bis zu den ersten nutzbaren Berichten nur wenige Tage. Ein positiver Einfluss auf die Ressourcen des Unternehmens ist so schon nach kurzer Zeit durch schrittweise Automatisierung und Reduzierung von Prüf- und Korrekturaufwand zur Qualitätssicherung als Entlastung des Controllings und der Entscheidungsträgerinnen und -träger messbar.
2. Hohe Datenqualität und -verfügbarkeit: Daten, welche aus den Vorsystemen z. B. in ein Data Warehouse importiert und aufbereitet werden, müssen eine ausreichend hohe Qualität aufweisen und effizient zugreifbar sein. Andernfalls müssen Unternehmen die erforderlichen Daten zunächst pflegen bzw. effiziente Zugänge zu den Daten herstellen. Hierbei ist es wichtig, dass bei Direktzugriff auf die Rohdaten Know-how zur Datenhaltung in den Vorsystemen zur Verfügung steht. Noch besser sind gut dokumentierte, umfangreiche und anpassungsstabile Schnittstellen. Diese stellen die Datenqualität bis zu den Schnittstellendaten sicher. Auf dieser Basis gelingt die Herstellung eines „Single Point of Truth“. Damit gemeint ist ein konsistenter Datenbestand für Ihr Berichtswesen, der mit Hilfe der praxiserprobten Standardverfahren des Data Warehousing effizient und planungssicher ist. 

Die Digitalisierung ermöglicht es KMU, die operative Arbeit im Controlling wirtschaftlicher und leistungsstärker zu gestalten. Das bedeutet aber nicht, dass kleine und mittelständische Unternehmen aktionistisch vorgehen sollten, denn nicht jede technologische Lösung ist für ihre Anforderungen zielführend. Der kluge Einsatz der Methoden, Prozesse und Werkzeuge von Business Intelligence auf Basis eines auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Fachkonzepts kann mit unserer Unterstützung effizient geplant und umgesetzt werden.