Agiles Projektcontrolling: Mit modernen Methoden das Controlling professionalisieren

Agilität ist in aller Munde. Ursprünglich aus der Softwareentwicklung kommend, setzen Unternehmen zunehmend auf agile Methoden, um den Herausforderungen dynamischer Märkte zu begegnen. Doch wie lässt sich das mit dem Controlling vereinbaren, das traditionell auf fixe Planung und vordefinierte Meilensteine setzt? Die Antwort: durch ein Umdenken und eine neue Rolle des Controllers als strategischer Partner im agilen Umfeld. 

Klassisches Projektcontrolling ist auf eine umfassende Planungs- und Steuerungslogik ausgerichtet: Es gibt einen klar definierten Projektplan mit festen Budgets, Terminen und Ressourcen. Der Controller prüft, ob diese Vorgaben eingehalten werden, und analysiert Abweichungen. Doch in einem agilen Projektumfeld funktioniert das nicht mehr. Anforderungen ändern sich oft kurzfristig, Planungen sind iterativ und dynamische Anpassungen an die Bedürfnisse der Stakeholder gehören zum Alltag. 

Ein erfolgreiches agiles Projektcontrolling stellt sich daher neu auf:

• Flexibilität statt starrer Planerfüllung: Anpassungen werden als Chance zur Optimierung verstanden, nicht als Störung.
• Fokus auf Wertschöpfung statt reiner Kostenkontrolle: Was zählt, ist nicht nur die Einhaltung des Budgets, sondern vor allem auch der Nutzen des Projektergebnisses 
• Kontinuierliche Steuerung statt einmaliger Planung: Regelmäßige Reviews und Feedbackschleifen ersetzen langfristige Prognose

Um agile Projekte erfolgreich zu steuern, sind neue Steuerungsinstrumente erforderlich. Agile Artefakte schaffen Transparenz und erleichtern das Controlling.

• Product Backlog: Eine priorisierte Liste mit Anforderungen und Features.
• Sprint Backlog: Konkrete Aufgabenliste für einen Sprint.
• Burndown-Chart: Visualisiert, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist.
• Definition of Done: Klärt, wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt.
• Kanban-Board: Zeigt den Fortschritt einzelner Aufgaben.

Agiles Controlling erfordert auch eine Anpassung der KPIs. Statt Earned Value Management stehen andere Metriken im Fokus:

• Story Points: Eine Methode zur Aufwandsschätzung.
• Velocity: Gibt an, wie viele Story Points ein Team pro Sprint erledigt.
• Fertigstellungsgrad: Wird anhand abgeschlossener User Stories oder Story Points gemessen.
• Burn-Down-Charts: Zeigen, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist.

Diese Kennzahlen helfen, Fortschritte transparent zu machen und gleichzeitig die Flexibilität des Projekts zu wahren.

Ein klassisches Problem im agilen Projektmanagement ist die Budgetierung. Ohne starre Pläne ist es schwierig, exakte Budgets festzulegen. Lösungen sind:

• Rahmenbudgets: Ein grober Finanzrahmen mit flexibler Mittelverteilung.
• Sprint-basierte Budgets: Budgetierung erfolgt pro Sprint.
• Rolling Forecasts: Regelmäßige Budgetanpassung an die aktuelle Entwicklung.

Eine der größten Herausforderungen ist der Bruch zwischen klassischem und agilem Denken. Unternehmen sind oft in klassischen Strukturen organisiert, während agile Teams mit hoher Eigenverantwortung arbeiten. Das kann zu Spannungen führen. Hier sind Controller als Vermittler gefragt. Sie sollten zum Beispiel:

1. Die agile Sprache lernen: Begriffe wie Backlog, Sprint oder Velocity gehören zum neuen Vokabular.
2. Hybride Reporting-Strukturen schaffen: Agile Berichte für Teams, klassische Berichte für das Management.
3. Workshops organisieren: Um gegenseitiges Verständnis zwischen Controlling und agilen Teams zu fördern

Agiles Projektcontrolling ist nicht einfach eine „angepasste“ Version des klassischen Controllings. Es bedeutet ein Umdenken: weg von der reinen Kontrolle hin zu einer steuernden, unterstützenden Rolle. Controller sind nicht mehr nur Kostenwächter, sondern werden zu Partnern, die Teams dabei helfen, den größtmöglichen Wert für das Unternehmen zu schaffen. Wer sich auf diesen Wandel einlässt, wird nicht nur effizientere Projekte steuern, sondern auch das Controlling zukunftssicher machen.