Projekt-Controlling

Das Projekt-Controlling verfolgt das Ziel, Projekte wirtschaftlich, termingerecht und qualitätsgesichert durchzuführen. Dies gelingt durch eine Kombination aus Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen. Wichtige Aufgaben sind:

• Zieldefinition und Projektplanung: Einheitliche Rahmen für Projektstrukturpläne entwickeln, individuelle Projektbestandteile ergänzen, dann Budget-, Zeit- und Ressourcenpläne fürs Projekt festlegen.

• Überwachung der Projektfortschritte: Wichtig sind Restkostenplanung und Fertigstellungsgradermittlung für einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich.

• Change-Management: Laufende interne und externe Änderungen müssen integriert werden.

• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Störfaktoren und Entwicklung geeigneter Gegenmaßnahmen.

• Berichtswesen, Prognosen und Kommunikation: Bereitstellung von Reports und Prognoseformulare für die laufende Projektsteuerung und deren Meetings.

• Agiles Projektsteuerung: Kurzfristige Etappenziele stehen im Fokus des Projekterfolgs, die im Gesamtrahmen einzuordnen sind.

• Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung: Nach Abschluss des Projekts werden Erfolge und Herausforderungen analysiert, um zukünftige Projekte effizienter zu gestalten

Die operative Projektsteuerung im Einzel- und Multiprojekt-Controlling beantwortet zentrale Fragen wie:

• Wie stehen meine Projekte im Überblick dar?

• Welche Margen erziele ich mit welchen Projekten? Welche sind defizitär?

• Wie hoch sind die tatsächlichen und prognostizierten Kosten im Verhältnis zur erbrachten bzw. geplanten Leistung?

• Welche Projekte verzögern sich?

• Werden entstehende Projektauszahlungen durch Gegenfinanzierung gedeckt?

• Welche Chancen und Risiken müssen im Auge behalten werden?

• Wie ist die projektübergreifende Auslastung und Produktivität der Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Geräte)?

Das Projekt-Cockpit muss an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Branche bzw. des Unternehmens angepasst werden. Einige wichtige Elemente eines Projekt-Cockpits werden im Folgenden behandelt.

Für das Einzelprojekt-Controlling bietet sich zunächst eine Übersicht aller Projekte an, die die wichtigsten Kennzahlen analysiert. Filter-, Sortier- und Ampelfunktionen helfen, Ausreißer schnell zu identifizieren und gezielt in die Detailanalyse einzusteigen. Hierbei werden unter anderem folgende wichtige Projektkennzahlen betrachtet:

• Auftragswert: Zeigt die wirtschaftliche Bedeutung eines Projekts.

• Deckungsbeitrags- und Kostenindex: Bewertung von Erfolg (Kostendeckung) und  Kostenabweichungen (Soll/Ist).

• Leistungsindex & Fertigstellungsgrad: Status der erbrachten und geplanten Leistungen.

• Fakturierungsgrad: Verhältnis fakturierungsfähiger Leistungen zu bereits gestellten Rechnungen.

• Projekt-Cash-Flow: Innenfinanzierungskraft eines Projektes.

• Risikobewertung: Identifikation kritischer Projekte durch Risiko-Indizes.

Für eine detaillierte Analyse des Projekterfolgs steht die Projekt-Deckungsbeitragsrechnung zur Verfügung. Projekt-Bestandsveränderungen, -Kostenentwicklungen und Leistungsfortschritte werden durch die unterschiedlichen Methoden der Fortschrittsmessung wie die Percentage-of-Completion-Methode oder die Earned Value Analyse unterstützt. Zudem sind ursprüngliches Budget und Nachträge des Change-Managements transparent in ihrer Entwicklung zu analysieren.

Die Einhaltung von Terminen ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Negative Auswirkungen von Terminabweichungen (z. B. Verzugsstrafen, Kostensteigerungen) können durch eine kontinuierliche Projektterminkontrolle minimiert werden.

Parallel dazu spielt die effiziente Steuerung der Projektressourcen eine entscheidende Rolle. Hierbei wird insbesondere der Auslastungsgrad und die Produktivität von Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Maschinen) überwacht. Ziel ist es, Ressourcenüberlastungen oder ungenutzte Kapazitäten frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Risikomanagement ist ein integraler Bestandteil der Projektsteuerung. Wichtige Risikofaktoren sind:

• Innovations- und Technologierisiken

• Termineinhaltungsrisiken

• Kalkulations- und Preisrisiken

• Vertrags- und Rechtsrisiken

• Projektkomplexitätsrisiken

Unternehmen, die ihr Projekt-Controlling optimieren möchten, können von der Beratungsexpertise des Controlling Innovations Center profitieren. Hierbei werden Best Practices aus langjähriger Beratungserfahrung in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen genutzt, u.a. bei der:

• Analyse bestehender Prozesse und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
• Einführung moderner Controlling-Methoden und -Tools.
• Schulung von Mitarbeitern (Projektleiter, Projekt-Controller, Bauleiter etc.) im professionellen Projekt-Controlling.
• Begleitung bei der Implementierung von Softwarelösungen zur Effizienzsteigerung.

Ein erfahrener Beratungspartner kann helfen, Projektstrukturen zu verbessern, transparente Fortschrittsmessung zu implementieren und nachhaltige Erfolge zu sichern.

Fazit: Projekt-Controlling ist unerlässlich für den Erfolg moderner Unternehmen. Mit klar definierten Zielen, bewährten Methoden und der richtigen Unterstützung lassen sich Projekte effizient steuern und optimieren. Wer hier investiert, profitiert von höherer Planungssicherheit, reduzierten Risiken und besseren Ergebnissen.

Prof. Dr. Dietmar Schön